Por Blas Briceño, Presidente de Finnegans, www.finnegans.com.ar

Actualmente, las TIC (Tecnologías de Información y
Comunicaciones) tienen en la empresa un rol básico y se han convertido
en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de
muchas organizaciones. De este modo, la tecnología apoya, sostiene y
contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio.

Muchas compañías se encuentran ante la problemática de la
automatización de sus sistemas de información. Esta situación puede
estar dada por: la creación de un nuevo sistema automatizado, el
reemplazo, o la mejora del mismo (a través de la generación de nuevas
capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente
(atribuyéndoles nuevas aplicaciones).

Más allá de estos factores, las organizaciones requieren
constantemente recursos informáticos para poder llevar a cabo sus
procedimientos administrativos, con mayores niveles de eficacia y
eficiencia.

La elección de un proveedor de software es una decisión que
habitualmente compromete a una empresa en una relación que durará
varios años, a partir del momento en que la solución elegida es
implementada. Debe tenerse en claro la dimensión e importancia de
elegir bien, y el impacto que una decisión equivocada puede tener en
toda la organización.

Claves para una correcta toma de decisión

Al momento de realizar la selección del proveedor debemos
determinar cuáles son las características del software involucrado en
el procedimiento de compra ya que éstas van a determinar el tipo de
relación que precisamos mantener con el proveedor.

Consideramos a cuatro tipos de paquetes:

TIPO I: Productos de uso rutinario y general. Estos productos
son ordenados y utilizados con frecuencia. No hay problemas en el
aprendizaje de su uso y tampoco existen incertidumbres sobre su
funcionamiento. Es el caso de procesadores de texto o planillas de
cálculo.
TIPO II: Productos con riesgo de utilización. En principio, no
hay cuestionamiento acerca de que el producto funcionará, pero el
personal debe estar entrenado para el uso adecuado del producto. Es el
caso de las bases de datos relacionales.
TIPO II: Productos con riesgo de comportamiento. Se
caracterizan por presentar dudas acerca de si el producto se
comportará en forma adecuada en la aplicación considerada. Es el caso
de un sistema de gestión contable
TIPO IV: Productos con riesgos políticos. En este caso existe
dificultad para llegar a un acuerdo sobre la elección del producto
entre aquellos que quedan afectados. A menudo están asociados con
grandes desembolsos de capital. Es el caso de los sistemas de gestión
integrados.

En función de esta clasificación, la empresa debería
dimensionar los atributos de los proveedores, de tal forma que nos
permita realizar una mejor evaluación de los mismos. Recuerde que los
beneficios de un software empresarial sólo se ven cuando ha realizado
una selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre
las funcionalidades del software, usted estará mejor informado sobre
sus opciones.

Tratándose de un proceso crítico y de alto impacto en toda la
organización, la elección de un proveedor de software debe llevarse a
cabo con un exhaustivo análisis previo. Enumero algunas claves que
pueden contribuir a minimizar posibles riesgos que se suelen enfrentar
en este tipo de procesos.

Primera clave: es anterior a la elección del proveedor y
consiste en saber qué es lo que se necesita. Curiosamente, este es un
problema frecuente en la elección de un proveedor. Las necesidades de
la empresa tienen que ser claramente sopesadas para poder realizar una
elección correctamente. De nada servirá contar con un buen paquete de
software, si no se ha alcanzado una comprensión del problema.

Segunda clave: llevar a cabo una adecuada investigación de
mercado. No siempre los proveedores más conocidos o de mayor
exposición son los mejores oferentes de los productos que la empresa
necesita. Hay que entender la oferta del mercado con espíritu abierto
y crítico simultáneamente.

Tercera clave: calificar adecuadamente las necesidades de la
empresa.

En evaluaciones que involucran variables muy diferentes como
tecnología, plataforma, funcionalidad, performance, amigabilidad, es
muy importante ponderar cada variable de acuerdo a las prioridades que
la empresa espera resolver con el proyecto que encara.

Cuarta clave: analizar la modalidad de contratación, inversión,
tiempos, reaseguros de calidad, entre otras cuestiones importantes.
Hoy hay distintas alternativas a considerar. Desde hace un tiempo, ha
empezado a difundirse la modalidad de suscripción de servicio como
forma de usar un software (SAAS, Software As A Service), en lugar de
adquirir las licencias. Hay contextos en que ésta es la mejor
alternativa.

Quinta clave: evaluar los antecedentes del proveedor en el
mercado. ¿El proveedor puede presentar una lista de clientes que
puedan ser visitados o contactados? ¿El proveedor asume la
responsabilidad total para la instalación y el buen funcionamiento del
software? ¿Existe una garantía y un contrato de mantenimiento incluido
en el precio de los paquetes de software ofrecidos? ¿Cuantos sistemas
semejantes ya fueron instalados?, ¿Es probable que pueda dar
continuidad a los servicios?, ¿Hace cuánto tiempo el producto se
encuentra en el mercado? ¿Hace cuánto tiempo el proveedor se encuentra
en el ramo? ¿Qué experiencia, en términos genéricos, posee el
proveedor; y dentro del tipo de la actividad de la empresa?.
Sexta clave: examinar el equipo de trabajo que ofrece. Verificar que
el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que
aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido.

Séptima clave: Considerar el costo total de inversión. No sólo
el costo que el proveedor dimensionó, sino los propios: muchas veces
hay procesos de implementación de soluciones que terminan saliendo
mucho más en recursos internos asignados al proyecto que en los costos
directos presupuestados.

Octava clave: establecer un plan de trabajo con hitos claros. Y
tener un criterio compartido con el proveedor de cómo medirlos.

Novena clave: validar las últimas implementaciones del
proveedor de una lista amplia. Elija el cliente de referencia para
validar antecedentes. Una vez que usted cuenta con la lista de
proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse
que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas,
podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus
clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el
actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las
referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los
proveedores del software o de los implementadores.

Décima clave: Si el proyecto es crítico, usted está sumando un
aliado de negocios a su empresa, no es un simple proveedor. Los
aspectos culturales y de relación importan.

El procedimiento de compra de paquetes de software de
aplicación, es un aspecto crítico para el proceso de informatización
basada en el uso de microcomputadoras, especialmente para la pequeña y
mediana empresa. Dadas las características propias de los recursos
informáticos, que se encuentran en una constante evolución; no
solamente son importantes las especificaciones técnicas del software,
también es fundamental la relación con los proveedores de los mismos.
De esta relación empresa - proveedor, y a través de la mejor
aplicación de los recursos informáticos, dependerá la capacidad de la
empresa para poder mejorar sus procedimientos. El criterio utilizado
en la evaluación de los proveedores como el de los productos y
servicios por ellos ofrecidos, condicionará el mejoramiento de los
niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la empresa.

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