Por Rosario Jijena Sánchez, presidente de COE, Centro de Organizadores de Eventos

Cada vez con mayor frecuencia las empresas deben agasajar a contactos comerciales. La actividad de relaciones públicas crece y concretar con éxito un ágape alimentario va mucho más allá de un sabroso plato.
Aquí un paso a paso para que todo resulte exitoso.

Una comida regada de buen vino duplica las alegrías y exalta los ánimos. Por eso, no hay pueblo ni cultura que no celebre con un banquete algún evento especial.
Por definición un banquete es una omida a la que concurren muchas personas, invitadas para agasajar a alguien o celebrar algún suceso.
Se organiza con el motivo de celebrar un determinado acontecimiento

Si bien cada persona es libre de festejarlo a su manera según la imaginación, el deseo y el presupuesto hay determinadas pautas que se deben considerar para que el banquete resulte exitoso.

A la hora de preparar un buen banquete, el protocolo es primordial para que todo quede a la perfección. Para su correcta planificación se debe tener en cuenta determinadas cuestiones. La elección del lugar de la celebración es fundamental. Si el banquete tiene un "carácter oficial", es frecuente que se celebre en un edificio del Estado (un palacio, una sede, etc.) Si el banquete celebra algo menos oficioso, es habitual que se desarrolle en un restaurante de lujo, hotel u otros sitios especializados en la celebración de banquetes generales. La "formalidad" del acto requiere que se elija un establecimiento de la categoría adecuada a la celebración.
El banquete puede ser abierto (casos habituales como bodas) o a puerta cerrada (comidas más oficiales, con asistencia de personalidades). En este último caso, el establecimiento es reservado sólo para ese acontecimiento.

El deleite entra por la vista

En la elección del menú habrá que tener en cuenta que el desarrollo de un banquete cuenta con dos momentos. El primero es la recepción, que dura aproximadamente 45 minutos. Los camareros o mozas serán los encargados de ofrecer las bebidas. En cuanto al servicio de la comida dependerá de si se ha optado por una recepción buffet, caso en el que los invitados se servirán solos, o si se ha contratado un servicio de lunch (bocaditos fríos y/o calientes, canapés, etc.) donde los camareros serán los encargados de servirlos. En segundo lugar se presenta la cena que consistirá en una entrada, un plato principal, un plato secundario (optativo), postre, servicio de café y mesa dulce. Es habitual que en el momento del café, el camarero ofrezca a los invitados beber un cognac o licor. Este es el momento de encender un cigarro puro o cigarrillo, pero nunca antes.
Para la elección de mesas y servicio, primero se debe considerar el tipo de mesas que se va a colocar para el banquete. Generalmente en el hotel o restaurante suelen brindar una orientación.
Cuando se dispone una mesa para un banquete es necesario tener presente los detalles fundamentales que son básicos en cualquier mesa como son la mantelería, la vajilla, la cubertería y la cristalería.
Bajo el mantel es recomendable poner un protector, para que quede más acolchado y proteja el menaje de la mesa. Se evita de este modo que se pueda estropear la mesa por algún percance.
El mantel por supuesto debe estar limpio y bien planchado. La vajilla debe de ser de porcelana, sencilla y preferentemente blanca.
Su colocación debe ser de la siguiente forma: se pondrá un plato de entrada por comensal guardando la misma distancia entre plato y plato. El platito de pan se colocará en la parte superior izquierda del plato. En caso de poner plato de sitio, éste se colocaría debajo del plato de entrada y en el borde de la mesa. Los cubiertos se disponen del siguiente modo: los tenedores a la izquierda con las púas hacia arriba, los cuchillos con la parte cortante hacia dentro y cucharas soperas (en caso de necesitarlas) a la derecha. Los cubiertos del postre se ubican en la parte superior del plato primero, el tenedor con las púas mirando hacia la derecha, y debajo, la cuchara mirando hacia la izquierda. Se colocarán en el orden inverso a su uso, es decir, los primeros en ser utilizados en la parte exterior del plato y luego sucesivamente por orden de utilización.
Se recomienda una cristalería lisa, es decir, sin tallar y sin colores. Se colocará de izquierda a derecha, la copa de agua, la de vino tinto y la de vino blanco. La cristalería se dispondrá delante a continuación de los cubiertos de postre. La servilleta debe hacer juego con la mantelería, doblada con sencillez y sin dibujos. Se colocará encima del plato o a la izquierda de éste, pero nunca introducida en las copas. La funda de la silla tiene que estar bien planchada y cubrir toda la silla para que no se vean las patas de la misma; el lazo de ésta tiene que estar armado y colocado a la perfección. Es conveniente repasar el menaje ya que durante el transporte o la manipulación pudo haber sufrido alguna impureza. En cuanto a la decoración, un sencillo centro de mesa de flores frescas o secas es una buena opción. También se puede adornar con candelabros. La luz deberá ser la justa: ni demasiado oscuro o penumbra ni demasiada luz que moleste. Sobre la mesa, sin contar el centro floral u otra decoración, no irá ningún tipo de botella. Las botellas se podrán colocar en una mesita auxiliar.
Como requisito previo y una vez seleccionado el lugar donde se va a celebrar el banquete, se debe confeccionar la lista de invitados, confeccionar las invitaciones y organizar su envío. En las invitaciones es importante la indicación “RSVP” para que confirmen su asistencia.
Una semana antes del día del banquete se deberá facilitar al lugar donde se celebrará el mismo el Protocolo de los invitados. Se trata, por una parte de un listado de los invitados por orden alfabético y, por otra de otro listado por orden de mesas.

Protocolo en la celebración: un sello de distinción

Una vez iniciado el banquete ha llegado el momento de recibir a los invitados. El jefe de Relaciones Públicas o encargado de Ceremonial será el encargado de recibir a las autoridades, personalidades e invitados. Una vez comprobadas sus identidades confrontando las personas llegadas con la lista de invitados, éstos son conducidos al lugar donde se encuentran los anfitriones y demás personalidades, si las hubiese. Las presentaciones podrán estar a cargo del equipo de RR.PP.
La recepción o aperitivo es el momento adecuado para que los invitados se vayan conociendo. No es necesario esperar a que lleguen todos los invitados para empezar a servir, se considera suficiente la mitad de la asistencia de los mismos. El aperitivo puede ser tipo “buffet”, servicio dispuesto en mesas, o bien puede estar servido por camareros en bandejas.
Aunque en desuso en banquetes no oficiales, es habitual que se entre por parejas al salón del banquete, siendo los primeros el anfitrión, quien entrará del brazo de la dama de más categoría, luego la anfitriona, del brazo del caballero de más categoría, y a continuación el resto de los invitados, generalmente por orden de importancia.
Con respecto a la ubicación de los invitados, en la mayoría de este tipo de banquetes, se cuenta con una tarjeta en cada uno de los sitios de los comensales, y con una lista de los planos de mesa, donde se indica la ubicación de las mesas y de los correspondientes invitados. Las tarjetas de mesa deberán ir colocadas sobre la servilleta, encima del plato, a la izquierda de los comensales, sobre el mantel, o de frente, apoyadas en la cristalería, pero nunca deben tocar la porcelana de los platos. No obstante, el personal de Relaciones Públicas o de Ceremonial deberá estar atento para resolver cualquier duda o incidencia que se produzca. Para que todos los invitados se encuentren cómodos y a gusto en la sala del banquete, es necesario pensar previamente cómo distribuir las mesas y cómo situar a todos en las mismas.
Una vez que se decide quien preside la mesa, en función de la importancia y el motivo del banquete, el resto de los invitados se van ubicando a derecha y a izquierda de la presidencia respectivamente de forma alterna, en relación a su orden de importancia y/o categoría. Es importante tener en cuenta las ausencias que pueden generar la redistribución de toda la presidencia o gran parte de la misma.
Una de las costumbres en cualquier tipo de banquete con cierta formalidad son los discursos y los brindis. Es fundamental que el discurso sea breve. En cuanto al brindis, salvo en algunos países de Extremo Oriente y algunos Escandinavos que se brinda al comienzo del banquete, lo habitual es hacerlo al término de la comida o al término de los discursos.
Esta clase de eventos dura aproximadamente 6 horas y siempre se realiza por la noche, dando comienzo entre las 21:00 y las 22:00 horas, cerca de la hora de la cena.

No existen soluciones mágicas que garanticen el éxito definitivo de un evento. Una organización adecuada y decisiones acertadas determinarán un ambiente agradable y distendido, donde todo el mundo disfrutará del banquete y concretará negocios.

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