Por Damián Szulman, Socio de Crystalis Consulting, (www.crystalisconsulting.com).

Para elegir un sistema de ERP es necesario tener algunos puntos muy en claro, para no caer en errores que podrían afectar la funcionalidad de la actualización que pretendemos conseguir. Por eso, se detectaron siete factores que son necesarios tener en la cabeza y visualizarlos en nuestras empresas.

Hoy, todos sabemos que la funcionalidad y flexibilidad del software empresario condicionará en gran parte la eficacia y eficiencia del sistema productivo. Por eso, encarar un cambio en este elemento debe ser algo sumamente analizado. Si sumamos que se trata de la elección de un ERP, más aún, pues sobre este sistema se asientan los distintos departamentos de la firma.

El primer punto a considerar es la funcionalidad. En este sentido hay que detectar si el software resuelve todas las necesidades y si es compatible con la estructura de la empresa. También hay que fijarse su nivel de adaptación para agregar módulos que resuelvan temas variados. Un error común es seleccionar un programa que luego en la práctica queda chico, por eso antes de tomar la decisión evalúe todas las aristas, incluso las futuras.

El segundo punto a tener en cuenta es ver como esta tecnología será utilizada y sus posibilidades en los proyectos por venir. Hay que evaluar la capacitación y formación de los empleados, así como también los cambios que se den en las tareas cotidianas. Esta etapa de aprendizaje significa un costo de inversión que siempre debe contemplarse. En el desarrollo de ERP existen distintas vertientes tecnológicas, cada una con sus pros y contras.

El tercer tema a observar es la experiencia de la empresa implantadora. Para elegir un ERP nos adelantamos muchas veces a necesidades que vamos a tener, nos fijamos cómo se adaptará. Y el éxito de la implementación muchas veces está en la guía que recibamos de nuestro proveedor de ERP. También es bueno que sean claros en cuestiones como: cuánto tiempo demandará la implementación, cuánto la capacitación, que ayuden a detectar y solucionar negativas al avance de parte de los empleados, si ha trabajado antes para empresas del mismo sector y, muy importante, tratar de conseguir referencias.

Del mismo modo, el punto siguiente exige un análisis de la empresa generadora del software, pues es ella la responsable del 100% de las funcionalidades estándar que ofrece el ERP, su evolución y planes de futuro, y es quien en última instancia responderá por este. Siempre es mejor saber el nombre de la firma, su evolución en los últimos años, para quienes ha trabajado, si dispone de verticalizaciones para el sector y más.

Una vez que hemos elegido qué queremos, tenemos que tomar conciencia del tiempo que llevará todo el proceso y de cuántas personas intervendrán de parte de nuestro proveedor y empleados propios. Es muy común que los tiempos previstos se extiendan, y esto hay que saberlo. Este es un problema que surge de las malas planificaciones iniciales. Aquí también influye la cintura del instalador para llegar a soluciones rápidas y eficaces ante los inconvenientes que pudieran surgir. Importante: si le informan que los tiempos de implantación son por debajo de 1 mes, deténgase y estudie el caso. Son pocos los escenarios donde un ERP se implanta en ese tiempo.

El anteúltimo tema está ligado a las actualizaciones, soportes e integración. Siempre es necesario contar con un sistema de soporte que nos supla en las emergencias, ver si nos brindan actualizaciones y cómo son los medios de pago. También es importante ver qué grado de personalización me pueden ofrecer y la integración con otros sistemas o maquinarias existentes.

Por último, el tema del costo siempre es delicado. La implementación tiene costos directos e indirectos. Los primeros son fáciles de saber: licencias del ERP, horas de consultores y técnicos en la implantación, personalización o desarrollos complementarios para añadir funcionalidades que no vienen en el estándar, soporte postimplantación, actualizaciones de versión y más. Los segundos pueden ser: hardware necesario, licencias de sistema operativo, aplicaciones, librerías de terceras empresas, formación y adaptación del personal, horas de trabajo del personal no dedicadas a la producción y más. Recuerde medir todas estas variables a la hora de contrastar precios.

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