Uno de los puntos más
importantes en el ambiente laboral es la
comunicación interna. Es la clave de la
motivación, es lo que permite que la gente
sienta que puede expresarse y que sus ideas
serán escuchadas, valoradas, seguramente se
sienta a gusto en su lugar de trabajo; generando
una mayor fidelización de los empleados hacia la
empresa, un mayor compromiso. Esto se convierte
en una estrategia para el área de Recursos
Humanos.
Gran cantidad de experiencias comprobadas en
diferentes empresas demuestran que teniendo
canales de comunicación efectivos (los
supervisores conozcan las políticas de empleo y
los empleados saben cuales son sus derechos)
habrá menos posibilidades de que se produzcan
males entendidos o sentimientos por parte de los
empleados de que no forman parte del equipo de
la empresa. Debido a que las corporaciones son
cada vez más complejas es preciso crear numeroso
canales de comunicación para que la información
se mueva hacia arriba, hacia abajo y
lateralmente dentro de la estructura
organizativa de la empresa.
La información que se envía y se recibe en las
comunicaciones es de dos tipos: sobre hechos y
sobre sentimientos. Los hechos son elementos de
información que se pueden medir o describir de
manera objetiva. Por ejemplo el coste de un
computador.
Los sentimientos son las respuestas emocionales
de los empleados ante las decisiones o las
acciones realizadas por los directores u otros
empelados. Un caso en el que la empresa debe ser
especialmente cuidadosa con los sentimientos de
sus empleados, es cuando ésta atraviesa un
proceso de reestructuración o decide reducir las
dimensiones de su planta y en consecuencia
efectuar considerables despidos.
CÓMO FUNCIONA LA COMUNICACIÓN
La comunicación comienza con un emisor que desea
enviar un mensaje a un receptor. El emisor debe
codificar el mensaje y seleccionar un canal d
comunicación que sea capaz de transmitírselo al
receptor. Cuando se trata de transmitir hechos,
el mensaje puede estar codificado en palabras,
cuando se trata de transmitir sentimientos, el
mensaje puede codificarse en lenguaje corporal o
en el tono de voz.
Debido a que hay una gran posibilidad de que se
produzcan malos entendidos, cuando se comunica
algo importante es importante de que exista la
posibuilidad de la retroalimentación. De esta
manera se logra aclarar el verdadero significado
del mensaje. El tipo de comunicación que permite
la retroalimentacion se denomina comunicación
bidireccional, ya que el emisor y el receptor
pueden interactuar entre sí. Existe otro tipo d
comunicación en el que no hay retroalimentacion
denominado comunicacion unidireccional.
La comunicación hacia abajo permite a los
gerentes aplicar las decisiones que han tomado e
influir en los empleados de los escalones mas
abajo de la jerarquía de la empresa. La
comunicación hacia arriba permite a los
empleados de los niveles más bajos de la empresa
comunicar sus ideas y sentimientos a las
personas encargadas de tomar las decisiones
situadas en los niveles mas alto.
CÓMO FACILITAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ
La información en las empresas una fuente de
poder y una estrategia como mencionamos
anteriormente. Actualmente las empresas dependen
cada vez mas de lo que se ha dominado
trabajadores del conocimiento para prestar un
servicio o producir un producto. Los
trabajadores del conocimiento transforman la
información en un producto o servicio y
necesitan grandes cantidades de infamación para
cumplir adecuadamente con su trabajo
Los métodos más importantes para la difusión de
información dentro de una empresa son los
siguientes:
El manual del empleado:
Se encuentra la información necesaria para que
el empleado logre un excelente desempeño en sus
funciones como también las condiciones y
reglamentos de la empresa.
La filosofía, cultura de la organización como
los derechos y deberes que tiene cada
empleado(recibir un trato uniforme y coherente)
Informa a las supervisoras la forma de evaluar e
impedir que tomen decisiones arbitrarias hacia
los empleados lo que generaría repercusiones
negativas por empleados descontentos.
En algunos de los estados de estados unidos
sugieren que los manuales de los empleados no
son sino un contrato implícito entre la empresa
y el empleado que limita la libertad del primero
a despedir al segundo sin una causa justificada.
Algunas empresas han ido mas alla para
protegerse a sí mismas. Piden a los empleados
que firmen un acuse de recibo en el que se
declara que el empleado ha recibido el manual y
que se remitirá al mismo para informarse sobre
las normas, reglamentos y políticas de la
empresa, teniendo en cuenta que de ningún modo
es un contrato.
A pesar de todo los manuales de empleado pueden
ayudar a evitar o a solucionar problema
laborales. Una empresa puede comunicar con todo
detalle una política de nepotismo a través del
manual de empleado(el nepotismo es una practica
consiste en dar un trato favorable a los
familiares con respecto otros trabajadores en la
organización)
Esperar a que surja una situación para
establecer una política puede resultar costosa.
En una ocasión dos abogados de un importante
bufete de Chicago se enamoraron y decidieron
divorciarse de sus respectivos conyugues para
casarse. Entonces mientras estaban en su luna de
miel la empresa decidió establecer una política
que prohibiera el matrimonio entre empleados.
Uno de los dos tenia que abandonar el bufete y
fue la mujer quien finalmente dimitió. Debido a
que esta empresa no tenían ninguna política en
este sentido antes de que la pareja contrajera
matrimonio(de hecho parecía una política que
había entrado en vigor con carácter retroactivo,
estaba destinada a esta pareja en concreto) la
mujer puso una demanda a la empresa y recibió
una indemnización de seis cifras en dólares.
Comunicaciones escritas:
Los memorados son un medio útil de transmitir
los cambios que se produzcan en las distintas
políticas y procedimientos de la empresa que no
estén reflejados en el manual de l empleado. Por
ejemplo cuando se produce un cambio en la
cobertura de un tipo especifico de procedimiento
medico. Los informes financieros deberían
Difundirse entre los empleados para que conozcan
los resultados de la empresa y reciban una
retroalimentacion de su rendimiento global.
Boletín Informativo:
Consiste en una pequeña publicación mensual en
donde se puede encontrar infamación de
acontecimientos importantes de reuniones y
cambios de puestos de trabajo o novedades de la
organización
Comunicación electrónica:
El correo electrónico o e- mail es un sistema
mediante el cual los distintos empleados de una
empresa pueden comunicarse entre sí a través de
mensajes electrónicos escritos que son enviados
mediante los terminales de las computadoras
personales conectados a una red. Este medio es
rápido de transmitir resultados financieros o
acontecimientos claves de la empresa a un gran
numero d empleados
Uno de los problemas es que al ser muy fácil de
utilizar contribuye en algunos casos ha que haya
un exceso de información. Además la gente tiende
a imprimir todos los mensajes recibidos lo que
provoca una avalancha de papeles que
precisamente se pretende evitar mediante el
correo electrónico
Reuniones:
Facilitan él dialogo y fomentan las relaciones
personales, sobre todo entre empleados que no
suelen interactuar entre sí frecuentemente por
encontrase separados.
Las reuniones suelen celebrarse a diferentes
niveles empresariales. Las reuniones mal
planificadas pueden convertirse en una perdida
de tiempo fenomenal que tenga como consecuencia
una reducción de la productividad de la empresa
Retiros:
Han ganado popularidad entre las empresas
estadounidenses en los últimos años. El retiro
consiste en llevar a un grupo d empleados aun
lugar tranquilo como por ejemplo un refugio de
montaña donde se mezcla el trabajo con
actividades recreativas tales como el golf.
Otros tipos de empresas suelen aprovechar estos
retiros para anunciara ascensos o
acontecimientos importantes que provoquen
cambios en la organización.
Comunicaciones informales:
Comúnmente llamados como rumores de la oficina,
consiste en intercambios de información que se
producen de manera espontanea entre los
empleados de la oficina sin que se haya
programado un encuentro sino que este surge
espontáneamente. La información que se suele
transmitir es información sobre medidas tomadas
por la empresa ya sea a favor o en contra.
Gestión mediante paseos:
Utilizada para controlar la comunicación
informal. Consiste en que el director pasee por
toda la empresa de forma que lo empleados de
todos los niveles tenga las oportunidades hacer
sugerencias, reclamos.
Estudios de actitud del empleado:
Lo que se le pide al empleado que respondan como
se sienten con respecto al trabajo que realizan,
a sus supervisor, a sus oportunidades de
promoción, a la calidad de la información que
han recibido. Las repuestas que den diferentes
subgrupos al estudio de actitudes del empleado.
Las respuestas que den diferentes subgrupos al
estudio pueden comprarse con las de la población
total de empleados, de manera que los directores
puedan identificar los grupos que atraviesan
peores relaciones internas y así proporcionales
la atención que necesiten.
Procedimientos de apelación:
Permiten a los empleados dar respuesta a las
actuaciones de la gerencia y discutir las
decisiones de la dirección.
El menos reglamentado es el programa de puertas
abiertas, el denominador común de este tipo de
programas es que los empleados, disponen de
acceso directo a cualquier director o directivo
de la empresa. Tiene dos importantes ventajas:
hace que los empleados se sientan mas seguros y
confiados con la empresa y que los directores
actúen con menos arbitrariedad.
Programa de asistencia al empleado:
Ayudan a al empleado a afrontar problemas
personales que interfieren en su rendimiento en
el puesto de trabajo, tales como el, abuso de
drogas o de alcohol, la violencia familiar.
Cuando un problema de un empleado interfiere en
su rendimiento a éste se lo considera un
empleado con problemas ya que comienza la baja
en la productividad, en su aspecto físico, entre
otros factores.
El procedimiento consta de cuatro pasos:
1° Paso
Identificación de los empleados con problemas,
es decir la identificación por ellos mismos y
por el supervisor
2° Paso
Consejo a través de los programas de asistencia
al empleado. Si el empleado rehusa a la ayuda y
es despedido si su problema influye
negativamente de manera importante en el trabajo
3° Paso
Si el problema está resuelto, el empleado
continua trabajando sino recurrimos al
tratamiento
4° Paso
No encontramos con la situación anterior del
problema resuelto, continua trabajando, en el
caso de que el tratamiento no tenga éxito, se
despide al empleado
Sistema de sugerencia:
Esta diseñado con el fin de solicitar, valorar
las ideas valiosas de los empleados. Los
directores deben seguir los siguientes tres
directrices para diseñar el sistema de
sugerencias:
*tener un comité de evaluación de sugerencias
con el fin de evaluar objetivamente las ideas
sugeridas
*Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un
agradecimiento a la persona que la haya
realizado
*Establecer el valor de la recompensa al
beneficio que suponga para la empresa la
sugerencia
Premios de reconocimiento:
Agradecen públicamente a los empleados que hacen
contribuciones notables a la empresa. Éstas
personas suelen convertirse en modelos para
otros dentro de la organización, dando a conocer
que comportamientos y los logros son valorados.
El premio al empleado del mes de Mc Donald's
consiste en un cartel que se pone en cada uno de
los restaurantes de manera que lo puedan ver
empleados y clientes
Para acometer con eficacia cualquiera de los
métodos mencionados es importante que los
supervisores al obtener la información por parte
de los empleados deben actuar sobre las mismas
para lograr el cambio que se espera sino los
empleados lo verán como un estudio en vano y
seguramente no volverán a colaborar.
Segundo la información debe utilizar con ética,
no se debe utilizar de forma negativas (
despedir a un empleado por estar descontento)
tercero algunos de los métodos deben utilizarse
de forma confidencial puede ser por ejemplo por
una consultora.
Por: Yanina Zylberdyk
