loader

Cámara de Diputados de Córdoba

Auditoria de Imagen

El presente trabajo es un resumen de las principales conclusiones a las que llegamos al elaborar la Auditoria de Imagen de la Cámara de Diputados de Córdoba, como así también la estrategia propuesta como abordaje profesional del trabajo. El texto original cuenta con 98 páginas en su desarrollo, razón por la cual solo presentamos un pequeño racconto del mismo.
" No hay duda que todo conocimiento empieza con la experiencia... Ahora bien, aunque todo conocimiento empiece con la experiencia, no hay que deducir que todo conocimiento se deriva".
Kant


PRÓLOGO.

La elaboración del presente trabajo fue confeccionado por solicitud de la Lic. Soledad Parisi, con el objeto de ser parte integral de la materia Comunicación e Imagen.
La institución escogida ha sido la Honorable Cámara de Diputados de la Provincia de Córdoba, la elección se debió a la creciente pérdida de imagen que la entidad ha sufrido en estos últimos años. Ante esta realidad consideramos oportuno indagar sobre los motivos que produjeron tal fenómeno.




La investigación tuvo lugar entre los meses de abril, mayo y junio de 2001, y para su elaboración debimos realizar un exhaustivo labor de campo que incluyó técnicas de trabajo tales como: entrevistas, observación, indagación bibliografíca, encuestas, recolección de material, visitas a la web, etc.

El presente ha sido un excelente medio de vinculación de los conocimientos teóricos y prácticos recibidos en la institución y ha enriquecido enormemente el basamento educacional de nuestra formación.
Córdoba, junio de 2001
Fernando Rossi Guillermo J. Pedrotti
 


CONCEPTUALIZACIÓN TEÓRICA.
¿Que es una Auditoria de Imagen?


La auditoria de imagen es un procedimiento para la identificación, análisis y evaluación de los recursos de la Imagen de una entidad, para examinar su funcionamiento y actuaciones internas y externas, así como para reconocer los puntos fuertes y débiles y débiles de sus políticas funcionales con el objetivo de mejorar sus resultados y fortalecer el valer de su imagen pública.
En este sentido, la auditoria de imagen es una revisión orientada de todo el sistema corporativo global cuyo objetivo primordial es conocer el estado de los recursos de imagen de la entidad y proceder para su optimización.
Toda auditoria de imagen consta de tres partes:
Autoimagen: es la imagen interna de la organización, se construye a partir de la percepción que tiene la institución de sí misma.
Imagen Intencional: es aquella imagen que la empresa quiere proyectar de sí misma a sus públicos.
Imagen Pública: es aquella que los diversos públicos se forman de la organización.


CONCEPTUALIZACIÓN TEÓRICA.


En este capítulo se analizará la totalidad de la autoimagen de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.
Según Justo Villafañe, podemos definir a la autoimagen como la imagen interna de una empresa que se construye a partir de la percepción que ésta tiene de sí misma. El análisis de la autoimagen comprende cuatro variables metodológicas:

El análisis de la situación de la empresa comprende tanto el estudio de la evolución histórica de la empresa, con una valoración determinada del proyecto empresarial actual, sus políticas corporativas, su situación en el sector, la orientación estratégica y sus puntos fuertes y débiles.
La evaluación cultural, sin constituir en sí misma una auditoría específica sobre la cultura corporativa, debe determinar el estado actual de la misma, sus valores dominantes y la autopercepción corporativa.
La estrategia de recursos humanos, analiza cómo se gestionan, la importancia que se concede a la formación, la selección del personal, los desarrollos de carrera, etc.
El análisis del clima interno evalúa los aspectos clásicos sobre seguridad, promoción, participación, etc. Como así también los niveles de satisfacción, eficacia de la comunicación interna, expectativas y motivaciones de los empleados de la compañía.

Para el análisis de la autoimagen de la Cámara de Diputados utilizamos las siguientes técnicas de investigación:
Observación de campo.
Análisis del material proporcionado.
Entrevistas informales
Encuesta de 18 preguntas a los empleados, sin distinción de jerarquías.


CONCLUSIONES DE LA AUTOIMAGÉN

Luego de analizar el cúmulo de información recabada, podemos esbozar las siguientes conclusiones respecto a la autoimagen de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.

Vemos con mucha preocupación, el descreimiento de los empleados hacia la institución, lo que se ve reflejado en la pregunta Nº 4 de nuestra encuesta, cuando se indaga sobre el cumplimiento del compromiso constitucional por parte de la institución. La categoria "A veces" obtiene un 42% de las respuestas, consideramos alarmante que esta señal surja de los mismos empleados de la casa.
En lo referido a lo edilicio, debemos señalar que cuentan con un edificio nuevo, inaugurado en 1990 después de la reforma constitucional de 1987, la cual estableció un número de sesenta y seis diputados. No obstante, el mismo, resulta insuficiente para albergar todas las dependencias del cuerpo, ya que comparten espacios con la Cámara de Senadores en el Palacio Legislativo, además de tener que alquilar oficinas en el Edificio Bristol.
Otro dato importante a destacar es el poco conocimiento por parte de los empleados sobre aspectos importantes de la misión de la organización, como son su año de fundación o algún personaje significativo de la misma. Es oportuno señalar también que casi un 20% de los empleados no conoce la misión de la organización.

En cuanto a la capacitación laboral podemos afirmar que es mucha y muy buena, ya que se instruye a los empleados en aspectos importantes para el desempeño de sus tareas. No obstante, no existe un sistema de evaluación de personal que permita saber, a los responsables de la institución, si esa capacitación es efectiva.
Creemos sustancial remarcar que existe un alto grado de satisfacción (56% bastante y 26% mucho) con el trabajo por parte de los empleados. En esta línea consignaremos que predomina un alto grado de compañerismo entre los dependientes, lo que ayuda a crear un buen clima laboral. Es también importante remarcar el alto grado de sentimiento de libertad individual que manifiestan los empleados, 62%, lo cual siempre favorece una buena predisposición personal al trabajo.
En cuanto a la comunicación, creemos oportuno desgranar este tópico en dos:
Comunicación Interna: consideramos preocupante el alto grado de formalidad y burocratización que sufre la comunicación entre las distintas áreas de la Cámara, ya que esto produce valiosas pérdidas en lo que a tiempo se refiere; además, conlleva una despersonalización muy importante. En tanto que la comunicación informal entre los empleados, es dinámica y ésta cimentada sobre todo en el compañerismo que se presenta entre ellos.
Comunicación Externa: la misma esta centralizada por la presidencia del cuerpo, y no existen políticas claras en cuanto a la relación de la Cámara con los medios periodísticos. Existe una área de prensa que se encarga de manera mas bien idónea de la relación institución - medios. Por otro lado es bueno destacar que existía una revista institucional, de la cual sólo se editó un número, creemos que la continuación de la misma hubiese beneficiado a la institución, ya que era un importante órgano de vinculación no sólo con los empleados, sino también, con la población en su conjunto.
Por lo anteriormente expuesto podemos concluir que en la autoimagen de la Honorable Cámara de Diputados se detectaron graves falencias, las cuales deberá revertir de manera inmediata ya que erosionan, aun más, la imagen de la misma.


CONCEPTUALIZACIÓN TEÓRICA.


¿Qué es la Imagen Intencional?
La imagen intencional es la manifestación de la personalidad corporativa de la empresa.
La imagen de una organización, es creada por la percepción que sus públicos tienen de ella, es aquí donde la institución puede inducir una cierta imagen -la intencional- a partir de la manifestación de su personalidad corporativa.
El análisis de esta etapa de la imagen implica la evaluación de dos variables:
Identidad Visual de la Empresa: se debe comprobar cuál es el estado corporativo de ésta y el grado de adecuación a su manual de normas de identidad visual.
Comunicación de la empresa: se debe determinar cuáles son los recursos de comunicación, propios y ajenos, que están siendo utilizados, los criterios seguidos y los resultados obtenidos, con el fin de poder diseñar una estrategia de comunicación que mejore esta función corporativa.


CONCLUSIONES DE LA IMAGEN INTENCIONAL


Tras el análisis de la Imagen Intencional de la Cámara de Diputados de la Provincia de Córdoba, podemos llegar a esbozar las siguientes conclusiones:
La página web de la Cámara de Diputados cumple un importante papel en lo referido a la comunicación de esta con la sociedad. Cuenta con un buen diseño, su navegación resulta amena y posee gran cantidad de información de importancia para todos los cordobeses. Es una buena fuente también para los empleados de la casa, ya que posee diversa y variada información para estos.
Si bien no existe un manual de normas, existe uniformidad de criterios en cuanto a la utilización del logo de la institución (escudo de la Provincia de Córdoba), se lo utiliza en color, en impresión sobre relieve, o blanco y negro. No obstante, creemos importante la implementación de un Manual de Normas que unifique los criterios en cuanto al uso del logotipo.
En cuanto a la comunicación interna, consideramos que se debería flexibilizar el alto grado de burocratización que presenta. Creemos también oportuno la realización de sondeos de opinión entre los empleados, ya que permitiría conocer mejor sus inquietudes, necesidades, ideas o propuestas.
La Cámara de Diputados de Córdoba no realiza encuestas, sondeos ni ningún otro tipo de recolección de opinión pública, sólo sé retroalimentación a través de los medios. Pensamos que la falta de indagación de opinión pública es perjudicial para la misma.
En cuanto a la Revista Institucional, creemos negativo que se halla dejado de editar, ya que era un buen medio de información, para los empleados, a la vez que permitía una mejor vinculación entre los representantes y su pueblo.
En cuanto a la gestión de crisis, pensamos que debe ser inminente la creación de un manual de crisis por parte de la institución. Está demostrado que el actuar sobre el hecho, sin contar con una planificación previa, resulta prejudicial para una organización en la mayoría de los casos, ya que la crisis no siempre permite pensar con claridad.
En cuanto a la gestión de relaciones públicas, si bien dista mucho de ser profesional, se puede decir que mediante la implementación de programas como Volver a Leer, Visitas a la Cámara, o la página web, se ha avanzado mucho en comparación con años anteriores. No obstante consideramos importante perfeccionar la gestión de las mismas.
Por otra parte, seria necesario implementar un sistema de reclamos más fácil y ágil que el existente. Ya que el hecho de tener que dirigir una nota a presidencia del cuerpo para realizar un simple reclamo resulta demasiado engorroso.
Por último, entendemos que si bien existen acciones puntuales la gestión comunicacional de la Cámara de Diputados es altamente deficiente, lo cual perjudica aun más la mala imagen de la misma, por lo que concluimos que la misma posee una alta imagen negativa en la sociedad cordobesa.


CONCEPTUALIZACIÓN TEÓRICA.


¿Qué es la Imagen Pública?
La imagen pública es la percepción que el entorno tiene de la organización, se compone por el análisis de:
El entorno: cuyo objeto de análisis es la naturaleza cualitativa de la empresa, se deberá tomar en consideración a los distintos líderes de opinión representativos de los distintos entornos de la empresa.
Los medios de comunicación: la finalidad de su análisis es procesar y evaluar la información que éstos suministran sobre la empresa e inferir a partir de ahí un perfil de Imagen que dichos medios proyectan de la misma.
CONCLUSIONES DE LA IMAGEN PÚBLICA
Luego de analizar los resultados que arrojó las encuestas de imagen pública, entendemos oportuno realizar una serie de consideraciones sobre el caso:
El pueblo de Córdoba tiene un gran desconocimiento en cuanto a aspectos significativos de la Cámara de Diputados, en su mayoría desconocen información sustancial sobre la misma, así un 80% (53% NO y 27% NS/NC) no pudo nombrar al presidente de la institución; sólo un 24% pudo nombrar dos diputados, y un 31% admitió conocer alguna ley de tratamiento reciente. No obstante, el 78% de los consultados contestó correctamente sobre cual era el bloque mayoritario del cuerpo. En cuanto a la misión de la Cámara de Diputados un 53% admitió conocerla. Creemos que este desconocimiento generalizado sobre puntos tan importantes, se debe a la deficiente gestión comunicacional que exhibe la institución, como así también a la gran apatía que manifiesta el pueblo hacia la clase política.
Cuando consultamos qué valores se identificaban en la organización, comprobamos que un 74% de los encuestados se inclinaba por la corrupción, en tanto que un 22% cree que la organización es representativa. En cuanto a la imagen que se tiene de la Cámara de Diputados, los datos revelan que es mala. A su vez no observamos acciones eficaces orientadas a salir de esta situación.
Por último, es bueno destacar que observamos con preocupación el alto grado de desconocimiento y descreimiento que los públicos externos tienen de una institución, cuya finalidad es ser rectora de la sociedad, pero más grave aún es que no existan políticas eficaces destinadas a revertir la situación.
CONCLUSIÓN GENERAL
Cuando comenzamos esta Auditoría de Imagen expresamos que escogíamos a la Honorable Cámara de Diputados de la Provincia de Córdoba, debido a la creciente pérdida de imagen que la entidad había sufrido en estos últimos años. Concluyendo el trabajo podemos afirmar que la elección ha sido acertada.
Podríamos realizar aquí, una reseña de cada una de las conclusiones de los diversos capítulos, pero hemos optado por no redundar en conceptos y plantear cuál será el eje de nuestra intervención de relaciones públicas.
Ya en alguna parte de este trabajo consignamos que la mala imagen de la Cámara de Diputados se debía a situaciones que la sociedad percibía como negativas y que emergían del mismo seno de la misma. Pero no es este el punto neurálgico a atacar, sino la forma en que se trata de revertir la cuestión.
El sistema de gestión de comunicación, tanto interna como externa, es el gran problema, a nuestro juicio, que presenta la institución. Por lo tanto, una correcta política de comunicación es la piedra angular para cualquier plan de acción destinado a influenciar en los públicos, con la finalidad de que se modifique el concepto negativo que se tienen sobre la organización.
Las deficiencias encontradas en la gestión de comunicación de la Honorable Cámara de Diputados, son:
Deficiente gestión de los medios informáticos para la transmisión de datos.
Alto grado de burocratización.
Altos índices de rumor persistente y dañino.
Gestión no profesional de la comunicación.
Carencia de una correcta gestión de retroalimentación comunicacional.
Inexistencia de encuestas y sondeos de opinión publica.
Engorroso sistema de recepción de reclamos.
Políticas comunicacionales ineficientes.
Alto grado de personalización de la comunicación en la figura del Presidente del cuerpo.
Discontinuidad en la publicación de la Revista Institucional "La Cámara".
Falta de eficacia de los programas de relaciones con la comunidad

Es aquí donde centraremos nuestro accionar, propondremos una modificación radical de las políticas comunicacionales de la Cámara de Diputados, ya que consideramos que se debe accionar sobre el problema con suma urgencia.
INTERVENCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS
Cuando comenzamos a planificar la presente intervención, nos vimos ante la encrucijada de resolver desde qué área deberíamos emprender la tarea. Esto debido a que la Cámara de Diputados permite visualizar varios frentes conflictivos desde donde se podría accionar. Ellos son:
Imagen pública.
Gestión de crisis.
Cultura organizacional.
Manual de normas.
Gestión de la comunicación.
Hemos podido observar, en este trabajo, grandes falencias; todas ellas detectadas en el sistema comunicacional. Estas omisiones y disfunciones pueden identificarse como:
Gestión deficiente de los medios informáticos para la transmisión de datos.
Alto grado de burocratización.
Índices altos de rumor persistente y dañino.
Gestión no profesional de la comunicación.
Carencia de una correcta gestión de retroalimentación comunicacional.
Inexistencia de encuestas y sondeos de opinión publica.
Engorroso sistema de recepción de reclamos.
Políticas comunicacionales ineficientes.
Alto grado de personalización de la comunicación en la figura del Presidente del cuerpo.
Discontinuidad en la publicación de la Revista Institucional "La Cámara".
Falta de eficacia de los programas de relaciones con la comunidad.
Creemos oportuno y viable la creación de una Secretaría de Comunicación Institucional -con sus respectivas Prosecretarías- cuya función será cubrir y corregir las falencias comunicacionales que se presentan en la Honorable Cámara de Diputados. La misma estaría a cargo de un Secretario de Comunicación Institucional. Complementarían el nuevo esquema un Prosecretario de Prensa, uno de Comunicación Interna y uno de Relaciones Institucionales.

--------------------------------------------------------------------------------

Requisitos para cubrir el cargo de Secretario de Comunicación Institucional de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.
Título universitario de Licenciado en Comunicación Social, Comunicación Institucional, Relaciones Públicas o afín.
Selección por concurso de oposición y antecedentes, con prioridad para el personal interno capacitado para tal fin.
Dominio de la lengua inglés y portugués.
Conocimientos básicos de P.C. (Windows, Word e Internet).
Manejo de personal.
Requisitos para cubrir el cargo de Prosecretario de Comunicación Interna de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.
Título universitario o terciario en Comunicación Social o Relaciones Públicas.
Selección por concurso de oposición y antecedentes, con prioridad para el personal interno capacitado para tal fin.
Dominio de la lengua inglés y portugués.
Conocimientos básicos de P.C. (Windows, Word e Internet).
Manejo de personal.
Requisitos para cubrir el cargo de Prosecretario de Prensa de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.
Título universitario o terciario en Comunicación Social o Periodismo.
Selección por concurso de oposición y antecedentes, con prioridad para el personal interno capacitado para tal fin.
Dominio de la lengua inglés y portugués.
Conocimientos básicos de P.C. (Windows, Word e Internet).
Manejo de personal.
Requisitos para cubrir el cargo de Prosecretario de Relaciones Institucionales de la Honorable Cámara de Diputados de Córdoba.
Título universitario o terciario en Relaciones Públicas.
Selección por concurso de oposición y antecedentes, con prioridad para el personal interno capacitado para tal fin.
Dominio de la lengua inglés y portugués.
Conocimientos básicos de P.C. (Windows, Word e Internet).
Manejo de personal.
Secretaría de Comunicación Institucional:
Objetivo general:
Optimizar la imagen pública de la Cámara de Diputados.
Objetivos particulares:
Perfeccionar la comunicación interna.
Optimizar las relaciones institucionales.
Eficientizar la gestión de prensa.
Funciones:
Elaborar el plan anual de políticas comunicacionales.
Actuar como la imagen comunicacional.
Coordinar el desempeño de las prosecretarías.
Prosecretaría de Comunicación Interna
Funciones:
Optimización de los recursos informáticos existentes (e-mail)
Coordinación de los criterios de comunicación entre las diversas áreas.
Desburocratizar el sistema comunicacional.
Llevar a cabo sondeos de opinión para conocer así la opinión de los públicos internos.
Elaboración de un House Organ de distribución interna.
Creación de un sistema de Intranet mediante el uso de web acces.
Prosecretaría de Relaciones Institucionales.
Funciones
Intensificación de la interacción con instituciones similares.
Adecuación del actual protocolo.
Reformulación de los "Programas de visita" y "Volver a leer".
Creación del programa "Diputado de turno".
Implementación de sondeos de opinión pública.
Creación de un mapa de públicos.
Realización de una revista institucional.
Gestión integral de la página web de la Honorable Cámara de Diputados.
Prosecretaría de Prensa
Funciones
Actualización de la agenda de medios.
Optimización de las relaciones con los medios informativos.
Elaboración diaria de gacetillas de prensa.
Descripción de las funciones de la Secretaría de Comunicación Institucional.
Elaborar el plan anual de políticas comunicacionales: diagramar las políticas, tanto generales como particulares, el estilo de comunicación, la relación con los medios de comunicación, reglar los programas de comunicación.
Actuar como la imagen comunicacional: el Secretario de Comunicación Institucional es la imagen mediática, aunque no política (ya que esta última función la cumple el Presidente del Cuerpo), de la Cámara de Diputados.
Coordinar el desempeño de las prosecretarías: debe velar por la perfecta coordinación en el funcionamiento de las distintas áreas a su cargo.
Descripción de las funciones de la Prosecretaría de Comunicación Interna.
Optimización de los recursos informáticos existentes (e-mail): debido a la existencia de las nuevas tecnologías, y su pobre utilización para provecho de la Cámara, consideramos importante fomentar el uso del correo electrónico para agilizar la comunicación interna entre las diversas dependencias.
Coordinación de los criterios de comunicación entre las diversas áreas: creemos importante que en todas las dependencias se utilizan vías unificadas y coherentes de comunicación entre las distintas áreas.
Desburocratizar el sistema comunicacional: el actual sistema de comunicación de la Cámara de Diputados presenta un alto grado de estructuración y formalidad, creemos conveniente flexibilizar esto para dinamizar el traspaso de información.
Implementación de sondeos de opinión para conocer así la opinión de los públicos internos: los sondeos de opinión entre los empleados son un importante medio de retroalimentación para conocer los pareceres respecto a la institución y tomar medidas para mejorar, implementar o rediseñar las políticas defectuosas.
Elaboración de un House Organ de distribución interna: una revista de distribución interna es un excelente medio para transmitir información a los empleados.
Creación de un sistema de Intranet mediante el uso de web acces: este sistema contendrá actualizadas todas las informaciones disponibles. Se implementa el mismo con el fin de que los públicos internos tengan acceso mediante un código a esta información desde cualquier lugar donde se encuentren.
Descripción de las funciones de la Prosecretaría de Relaciones Institucionales.
Intensificación de la interacción con instituciones similares: se plantea la creación de una agenda de instituciones afines de diversas partes del mundo con la finalidad de entablar una fluída relación con estas.
Adecuación del actual protocolo: el actual libro de protocolo es sumamente deficiente, los datos de los diputados, como sus oficinas, teléfonos, etc. se encuentran desactualizados, por lo que proponemos que se actualice el mismo mensualmente.
Reformulación de los "Programas de visita" y "Volver a leer": es importante otorgar mayor difusión a ambos programas, permitiendo así la participación de más cordobeses. Es importante comprometer a todos los legisladores en la participación de los mismos.

Creación del programa "Diputado de turno": la creación de este programa tiende a la implementación de una oficina donde un diputado de manera rotativa y diaria atienda al público que se acerca a la Cámara de Diputados para llevar a cabo consultas o proponer sugerencias.
Implementación de sondeos de opinión publica: permitirán una correcta retroalimentación que otorgue a los diputados un excelente termómetro de la realidad social.
Creación de un mapa de públicos: esquema de públicos con los cuales la institución se relaciona y las prioridades comunicacionales de los mismos.
Realización de una revista institucional: se creará con el fin de difundir acabadamente los puntos esenciales de la vida institucional de la organización, permitiendo así conceder los puntos de vista de la misma sin que intervengan terceros. En el mismo se incluirá la información sobre como suscribirse. Se difundirá en los medios dicha información.
Gestión integral de la página web de la Honorable Cámara de Diputados: la institución cuenta con una muy buena presentación de su web, sin embargo no se traduce esto a la información encontrada en ella, por lo que debe existir una persona que coordine esto y la actualice constantemente.
Descripción de las funciones de la Prosecretaría de Prensa.
Actualización de la agenda de medios: se debe refuncionalizar la agenda de medios existentes, incorporando la mayor cantidad de datos posibles sobre medios y periodistas del interior de la provincia.
Optimización de las relaciones con los medios informativos: creemos importante que se mantenga y se estrechen relaciones formales e informales con medios y periodistas, ya que son los encargados de transmitir masivamente los accionares de la institución.
Elaboración diaria de gacetillas de prensa: las mismas permitirán una constante y fluída acción comunicacional hacia sus distintos públicos.


Por Guillermo José Pedrotti y Fernando Rossi
Córdoba, Junio de 2001.
Septiembre de 2000