Por Sergio Ventura, Director de Meeting & Events de MCI Group / Argentina (*)

Las Direcciones de RRHH realizan durante el año un sinnúmero de acciones para mejorar la calidad de vida de los empleados en el ambiente laboral, personal y familiar. Pero a pesar de los recursos invertidos y de las buenas intenciones, pocas veces estas propuestas son percibidas como un real beneficio por parte de los empleados. Entonces hay pocos inscriptos, se cancelan actividades luego de un tiempo y los organizadores se desaniman. ¿Por qué pasa esto? ¿Puede deberse a algún error en la organización o comunicación de las propuestas? ¿Qué hay que considerar para que estas acciones sean realmente funcionales a la organización y a los objetivos previstos?



Muchas compañías generan propuestas destinadas a optimizar la calidad de vida de su personal, como una alternativa para balancear el tiempo laboral y el personal. Organizan buzones para recibir sugerencias, y luego organizan cursos y talleres de disciplinas tan diversas como yoga, cerámica, canto, baile, algún deporte, cocina… Pero de acuerdo a las investigaciones realizadas en más de 50 empresas lideres de Argentina, los resultados no son muy alentadores. La mayor parte de las veces los empleados no se interesan en las actividades. Otras, asisten en un comienzo pero abandonan al poco tiempo. Hay quienes solicitan determinadas actividades, pero cuando éstas son incluidas dentro de las propuestas … no se inscriben.

Una lectura superficial podría indicar que al personal no le interesan estas actividades, pero luego vemos que esa misma gente paga por realizar afuera lo que la empresa está ofreciendo como parte de su proyecto de Life Balance. Y en un análisis más profundo, podemos detectar ciertos errores en la organización y comunicación de las acciones propuestas.



Por ejemplo, que las actividades muchas veces se solapan unas con otras. O que la comunicación de las propuestas es poco clara. O que no se generan los espacios, tanto en las agendas de los funcionarios como en la mente de los directivos, para que estas actividades se puedan disfrutar “sin culpa”.

A modo de ejemplo, podemos señalar la oferta de una empresa para participar en su grupo de running, que se reúne de 13 a 14 hs en pleno verano, y no deja un margen horario para que el corredor pueda volver, bañarse y seguir trabajando.

Este tipo de acciones, que en un plan anual suenan espectaculares (“tenemos nuestro running team”) fracasan en la práctica porque no se planifican estratégicamente.



¿Tiene sentido organizar un Plan Estratégico de Acciones Anuales? ¿Para qué?

En primer lugar, para ordenar cada una de las propuestas que ofrece la empresa a sus colaboradores. Luego, para “calendarizar” cada una de ellas, previendo dónde se realizarán (espacio físico), su fecha y horario de inicio, duración y cierre, lo cual permitiría prever los contenidos que se van a abordar, y los recursos necesarios para desarrollarlos de la mejor manera posible, incluída la necesidad de reservar un determinado sitio para cada uno.

Además, una organización de este tipo permite visualizar si hay superposición de propuestas, y definir la mejor forma de comunicarlas.

Finalmente, con una planificación estratégica se pueden optimizar las acciones a realizar durante el año, ponderar aquellas más efectivas y mejorar el rendimiento del presupuesto anual.



Cómo armar el plan de acciones anuales.

La mejor manera de abordar un plan es comenzar por segmentar las propuestas en 3 grandes grupos, que bien podrían ser las siguientes: Actividades internas de la empresa, relacionadas con el ambiente laboral; Acciones dirigidas a los empleados, en forma personal; Propuestas para las familias de los colaboradores.

Como ejemplo detallamos una cantidad de propuestas posibles para cada grupo:



Actividades internas de la empresa, relacionadas con el ambiente laboral:

jornadas de integración y trabajo en equipo.

festejos institucionales: aniversario de la compañía, fiesta de fin de año, etc.

cumpleaños del personal, festejos colectivos.

semana de la seguridad informática.

lanzamientos de productos.



Acciones dirigidas a los empleados en forma personal.

espacios para actividad fisica: yoga, gimnasia, running team, etc.

talleres de expresión artística: canto, teatro, pintura, cerámica, baile, etc.

talleres de comida saludable.

etc.



Propuestas para las familias de los colaboradores.

actividades para realizar durante las vacaciones de verano e invierno

festejo del Dia del Niño.

family day.

“nuestros hijos nos visitan”,

talleres integradores de familias,

etc.



Organizando el almanaque.

Utilice un calendario anual, y aplique el mismo criterio de segmentación por grupos, marcando luego qué tipo de acciones se proponen para cada target con un color o grafismo diferente.

Es probable que algunas propuestas se superpongan, pero a verlas en su conjunto será posible intentar que esa superposición resulte mínima y nunca ocurra dentro de un mismo grupo de interés. Por ejemplo, no surge ningún problemas si en cierta fecha se realiza una capacitación por la mañana, y se organiza el Día del Niño por la tarde. Por el contrario, si se va a efectuar una jornada de capacitación para todo el personal el mismo día que el grupo de teatro tiene su ensayo general final, estaremos generando un serio inconveniente a quienes participan de ambas actividades.



Como comunicar:

Aunque suene de Perogrullo, hay que estar muy conciente de a quién va dirigido el mensaje. Algunos tips:

A quién se va a enviar la comunicación: hay que tener en claro la base de colaboradores, sus características personales, su ubicación geográfica y especialmente su tipo de tarea (si se trata de un vendedor que trabaja todo el día en la calle, no podemos pretender que se informe a través de las carteleras!).

Qué se va a comunicar: planificar qué información necesita recibir la gente, indicando fechas, horarios y lugares detallados claramente (es importante señalar cuándo una actividad se realiza en un lugar físico que no es la propia empresa, para poder considerar el tiempo necesario de traslado).

Cual es el medio por el que se va a hacer llegar la información: carteleras, intranet, piezas de endomarketing, envíos digitales, etc. Es conveniente instalar varios tipos de medios de comunicación, para cubrir a todos los colaboradores.

Apelar a la creatividad en la forma de comunicar, para generar expectativa e interés en el personal hacia las diversas propuestas. Por ejemplo, se pueden planificar campañas: incógnita, develación y refuerzo; mostrar con fotos, notas y videos todo lo que se esta haciendo (algo que genera empatía, clarifica el mensaje y la propuesta, y demuestra que mucha gente se está sumando).

Evalúe con pequeñas encuestas como funcionan sus canales de comunicación.



Como expresamos anteriormente, un Plan Estratégico Anual de Acciones puede mejorar el rendimiento del presupuesto optimizando las propuestas, y poniendo en evidencia el gran esfuerzo que se realiza para ponerlas en marcha, con el objetivo de que el personal las puedan aprovechar y disfrutar plenamente.



(*) MCI Group es la organización mundial líder en la organización integral de congresos y convenciones, realización de reuniones y eventos corporativos, y gestión gerencial de instituciones y asociaciones. Tiene la capacidad única de ofrecer a sus clientes servicios completamente integrados en las áreas clave para la gestión de eventos. Fue fundada en 1987 en Ginebra, Suiza. Posee 45 oficinas en 35 países de todo el mundo, tan diferentes como Abu Dhabi, Brasil, Corea, China, Dinamarca, España, Japón, Singapur y Suiza, en los que en conjunto se desempeñan más de 1.000 profesionales. MCI Argentina abrió sus puertas en el país hace 3 años, bajo la Dirección General de Mariano Castex. Posee oficinas en Buenos Aires, Mar del Plata y Córdoba, y cuenta con un staff de 50 profesionales. www.mci-group.com.

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