Por Rosario Jijena Sanchez, Presidente de COE, Centro de Organizadores de Eventos.

Los organizadores de eventos como ferias y exposiciones trabajan a veces durante más de un año para reunir, en 3 o 4 días, toda la oferta y la demanda de un sector. Pero… ¿A quien se le va a ofrecer esta propuesta? ¿Cómo es el visitante?¿Qué necesita, qué le gusta y qué prefiere?

Para determinar cuales son los aspectos que le interesan al visitante de una muestra, primero conviene hacer una distinción entre el evento abierto el público en general, y el que se dirige solo a profesionales el sector.

Las ferias y exposiciones para expertos son muy diferentes de las que están abiertas a todo tipo de visitantes porque deben satisfacer expectativas muy concretas, por lo que la exigencia en todos los aspectos será diferente.
Este público dispone de poco tiempo - a veces se ha trasladado especialmente desde otra ciudad o país para asistir a la muestra - por lo que es más selectivo. No concurre a pasear ni a distraerse, sino que busca actualizarse en su área profesional y necesita información específica sobe productos y servicios. Le interesa capacitarse, por lo que procura asistir también a seminarios y conferencias que se dicten en forma paralela.

Ø El visitante que asiste por primera vez a una exposición puede quedar impactado con la decoración, la propuesta de comercialización y los elementos de merchandising, mucho más que lo que pueden impresionar estos aspectos al profesional que ya ha asistido a muchas ferias y exposiciones.
Ø Cuando las ferias son abiertas a todo público, dependiendo de la duración de la misma, se designa uno a varios días con acceso exclusivo para los profesionales del sector.
Ø Durante este lapso no se permite el ingreso de otro tipo de público. En algunos casos se estipula un horario determinado para los no profesionales.

¿Que espera, y qué necesita el visitante profesional?

1) Que el predio elegido sea acorde con el evento, en lugar accesible.
Si por alguna causa se realiza en un lugar alejado, poco conocido o que se utilice por primera vez para ese fin, será conveniente tomar las siguientes medidas:
- Contratar servicios de omnibus, charter, combies, etc., que lleven a los interesados desde y hacia un lugar centrico con cierta frecuencia. Debe anunciarse claramente el punto de partida, y horarios de cada viaje.
- Si es necesario, indicar el camino con carteles, afiches, pasacalles, banderolas, colocados a lo largo del trayecto para que resulte facil el acceso.
- Agregar a la invitación o al folleto un plano con las indicaciones correspondientes, para que se pueda encontrar el camino fácilmente.

2) Que las instalaciones le ofrezcan espacios para circular libremente y poder trabajar con toda la comodidad que se merece.
La medida de los pasillos de circulación deberá calcularse de manera tal que permita el tránsito aun en los momentos de mayor afluencia del público. A veces, buscando aprovechar al máximo la sede del evento para obtener un mayor rédito económico, se dejan espacios para las vías de circulación tan estrechos que inclusive algunos stands sirven como paso. Obviamente esto ocasionando la lógica perturbación y molestia de las empresas que tienen allí su lugar. Otras veces se hacen degustaciones, desfiles o exhibiciones utilizando los espacios comunes, o las promotoras ofrecen elementos de merchandising fuera del espacio contratado. Si estos aspectos no están reglamentados, se corre el riesgo de invadir el espacio de otro stand y - además-
fastidiar al visitante.

3) Que el nivel de los expositores sea el que se propuso A veces al organizador se le presenta el problema de no vender la cantidad suficiente de espacios que había calculado, lo que lo lleva a no respetar las pautas iniciales o bajar la calidad de la muestra.
Para el visitante profesional es un desengaño encontrar stands “de relleno”, que en muchas ocasiones no son “unos pocos” sino casi la mitad de la muestra.

4) Que el horario sea amplio, para que le permita asistir sin interferir con sus tareas

5) Que se habilite un business center con toda la infraestructura necesaria para que el profesional visitante pueda seguir conectado con su empresa, en caso de necesidad, y atender sus intereses.

8) Que el personal de atención al público del stand esté capacitado para informar y orientar. Muchas veces el personal de contacto no conoce a fondo el producto o servicio que se comercializa. Es indispensable capacitar al personal eventual alternando con el plantel fijo de la empresa ya sea del area de ventas, gerencia de marketing, etcetera que son quienes poseen la informacion a
transmitir.-Informe al responsable del stand, a quien debe recurrir en caso que le soliciten mayor informacion de la que posee y en que horario.

9) Poder dialogar con expertos, con responsables de otras empresas, con colegas.
Para ello es muy positivo organizar rondas de negocios, seminarios en paralelo, conferencias.

10) Y por ultimo, el profesional, al igual que todo el público, busca buena atención, servicio y calidad. Recorrer una exposición de cierta envergadura puede llevar muchas horas cada día, y varios días. Los sectores de servicios deben estar disponibles y en excelentes condiciones (sanitarios, confiterías y cafés, etc.)

El profesional asiste para actualizarse, encontrar a clientes potenciales y fidelizar a los actuales, analizar a la competencia, adquirir información, relacionarse con otros sectores, identificar posibles proveedores, representantes, importadores y distribuidores, y concretar contactos con potenciales inversores.
Tener en cuenta estas consideraciones servirá para ofrecerle un evento bien organizado, puede ser la razón para que los expositores deseen estar presentes nuevamente.

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